Często w kontaktach ze zleceniodawcami spotykam się z pytaniem w jaki sposób powinny być przygotowane materiały do składu publikacji. Z drugiej strony, we współpracy z wydawcami o większym stażu spotykam się z pewnymi zwyczajami/przyzwyczajeniami, które, jakkolwiek stosowane w dobrej wierze, niekoniecznie ułatwiają pracę.
Moja pierwsza odpowiedź zawsze brzmi – proszę przysłać materiały w takiej formie w jakiej są, to moja rola żeby „przerobić” je na profesjonalne wydawnictwo. Musimy tylko pamiętać o dwóch istotnych szczegółach:
1) odczytując (oglądając) przesłane materiały muszę mieć możliwość ich odczytania – tekst musi być czytelnie uhierarchizowany zgodnie z zamierzeniem autora/redaktora, rysunki, grafiki, opisy itp. muszą dać się odczytać i umiejscowić;
2) jakość techniczna materiałów, zwłaszcza ilustracji bitmapowych, musi pozwalać na ich dostosowanie do potrzeb druku (rozdzielczość, tonalność itp. – będzie to tematem osobnego opracowania). Nie wchodząc w szczegóły – na obrazku w druku nie zobaczymy więcej niż jest w oryginale.
Format pliku
Niemal każdy z używanych edytorów tekstu używa własnego formatu zapisu danych. Aby umieścić tekst w dowolnym systemie łamania/składu publikacji musimy zapisać go w formacie rozpoznawalnym przez nasz system. Standardem są tu formaty programu MS Word – .doc oraz .docx. Dzięki ich popularności, osoby używające innych edytorów mogą zazwyczaj bez problemu skorzystać z możliwości zapisywania plików w tych formatach. Jeśli z jakiegoś powodu nie chcemy korzystać z formatów Worda, pozostaje format .rtf (Rich Text Format) – czyli wzbogacony (o kody formatujące) format plików tekstowych.
.doc
Format ten jest tradycyjnym formatem zapisu plików wprowadzonym w pierwszych wersjach programu MS Word i później rozwijanym wraz z nim. Jest używany do dziś, choć oficjalnie został zastąpiony przez nowocześniejszy .docx. Zaletą tego formatu jest jego uniwersalność i rozpoznawalność przez niemal wszystkie aplikacje. Jednak, ponieważ jest to jednak natywny format MS Worda, pliki .doc otwierane w różnych aplikacjach mogą (i będą) wyglądały nieco inaczej. Nie ma to znaczenia dla łamania publikacji do druku, ponieważ ostateczny wygląd nadajemy tekstowi w aplikacji do składu/łamania. Największą wadą tego formatu (przynajmniej dla mnie;)) jest brak możliwości bezstratnego odzyskania osadzonych ilustracji, które powinny zostać dostarczone w osobnych plikach.
.docx
Format został wprowadzony przez Microsoft, aby uzyskać wymienialność zapisywanych plików z innymi aplikacjami (cokolwiek by to nie znaczyło, bo przecież i tak większość aplikacji bez problemu odczytuje format .doc). Z technicznego punktu widzenia różnica w stosunku do .doc polega na tym, że zawartość pliku .docx rozdziela treść od formatowania. W przypadku dokumentów zapisanych w .docx mamy łatwy dostęp do oryginalnych plików graficznych dołączonych do dokumentu. Nie musimy więc koniecznie żądać od Autorów dostarczania osobno wszystkich materiałów ilustracyjnych (co często bywa problematyczne). Jeśli tylko materiał ilustracyjny „wrzucony” do Worda był wystarczająco dobrej jakości, to można go bez większego ryzyka wykorzystać przy składzie. Wyjątek stanowią grafiki wektorowe (do tego tematu wrócimy w osobnej publikacji).
.txt
To prosty format zapisu plików tekstowych. Z założenia zawiera tylko litery (i znaki interpunkcyjne) w formacie ASCII. Do wymiany tekstów do składu jest mało przydatny, ponieważ nie przenosi kodów formatujących (wyróżnienia w tekście – kursywy, pogrubienia itp.). A przede wszystkim może nie zawierać informacji o języku (stronie kodowej składu).
.rtf
Uniwersalny format tekstowy, który powstał z potrzeby wzbogacenia podstawowych plików tekstowych o kody formatujące. Zawiera wszysko co potrzeba i niewiele więcej niż informacje potrzebne do przełamania publikacji.
Kody formatujące
Każdy tekst drukowany (a także wyświetlany) składa się z dwóch „warstw” – treści i formy (wyglądu) oraz tego „pomiędzy”, czyli tej części „formy”, która odzwiereciedla logiczną strukturę tekstu.
Mamy więc: litery, formatowanie i grafikę publikacji. O ile ta ostania jest tylko rzeczą gustu – może ułatwiać albo utrudniać percepcję tekstu, to odpowiednie rozróżnienie graficzne struktury tekstu jest niezbędne do jego prawidłowego (i możliwie łatwego) odbioru samego tekstu. Taki podział dobrze odzwierciedla podział ról pomiędzy redaktorem (ten jest od wszystkiego), korektorem (zajmuje się tekstem oraz kontrolą prawidłowego przypisania struktury do treści) i składaczem (ten jest przede wszystkim od grafiki i typografii oraz graficznej strony odtworzenia struktury). Tyle filozofii ;). Ogólnie, chodzi o to, abyśmy spróbowali rozróżnić w materiale przygotowanym do składu – hipotetycznym dokumencie – elementy które są składaczowi niezbędne od elementów przydatnych, poprzez nieistotne, aż do tych, które w składzie przeszkadzają.
Formatowanie stron i kolumn
Tworzenie każdego dokumentu, który z założenia przeznaczony jest do druku, rozpoczyna się od określenia rozmiaru strony, marginesów, paginacji, wielkości i kroju czcionki itp. Jakkolwiek są to elementy ważne, to ich projektowanie leży w domenie składacza, a więc zostanie przez niego zignorowane. Jest więc dla niego bez znaczenia na jakim rozmarze papieru przygotujemy tekst do składu, jaką czcionką, z jaką interlinią itp. Istotne są tylko informacje pozwalające odtworzyć strukturę tekstu, tj. przede wszystkim wyróżnienia lokalne, a więc kursywy i pogrubienia oraz strukturalne, tj. pozwalające łatwo odczytać strukturę tekstu zaprojektowaną przez autora (np. hierarcha tytułów, struktura wyliczeń/wypunktowań, ich ew. numeracja, lokalizacja ilustracji oraz rozróżnienie podpisów od tekstu, prawidłowe zdefiniowanie przypisów itp.) oraz sam tekst pozbawiony „zanieczyszczeń”, tj. niepotrzebnych spacji, znaków, notatek na marginesie, uwag korektorskich itp.
Style akapitowe
Style akapitowe to formatowanie tekstu, które odnosi się wyłącznie do całych akapitów tekstu. Możemy sobie zobrazować, że każdy styl akapitowy składa się z dwóch warstw – nazwy i struktury ostylowania oraz definicji wyglądu akapitu.
Nazwa, to po prostu nazwa… wydawałoby się – mało istotne, ale prawidłowo zdefiniowana struktura stylów akapitowych może zmniejszyć pracochłonność łamania publikacji nawet kilkukrotnie. Jeśli przygotujemy tekst z przejrzyście konsekwentnie opracowaną strukturą stylów akapitowych – nagłówków (tytułów i śródtytułów), wyliczeń itp. – operator dtp nie będzie musiał
Formatowanie lokalne i strukturalne